a123

Føre utlegg for andre (Avdelingsleder)

Føring av utlegg for andre gjøres nesten på sammen måte som føring av deres egene utlegg. Forskjellen ligger i menyvalg i xledger. 

 

Føringen består av to prosedyrer i Xledger. Først fører dere "utleggsgrunnlaget" deretter "reiseregning". Oversettelsen "reiseregning" har ikke direkte samsvar med reiseregning. Prosedyren vil være den samme for utlegg som for reiseregninger. 

 

Når du skal føre utlegg er det viktig at du står i den avdelingen/ koststedet som skal belastet kostnadene. (Se: "Din rolle og avdeling"

Utleggsmodulen benyttes til utlegg som er knyttet til jobbaktiviteter. Modulen brukes også ved tilbakebetaling av Eurocard og føring av KKS-bankkort. Dokumentasjon på alle kjøp er essensielt om du skal få tilbakebetalt utlegget. (Ikke hiv dokumentasjon/ kvitteringer før du har fått pengene på konto!)

 

1.Utleggsgrunnlag

Du må være innlogget som "Avdelingsleder" for å føre utlegg for andre. 

Menyvalg: Lønn/ reise > Reiseregning > Utleggsgrunnlag

Føre utlegg for andre (Avdelingsleder)

 

Kollonen "Ansatt": Søk opp ansatte som skal få refundert utlegget. (Finner du ikke personen ta kontakt med xledger support) 

Blå knappen "Finn": Etter du har søkt opp personen, trykk på knappen, "Finn". Nå vil du se at det dukker opp flere knapper lengre ned på siden. Blant annet knappen "ny".

Blå knapp "Ny": Trykk på knappen "Ny" og du vil bli tatt med til selve utleggsgrunnlaget. Nå kan du starte å føre utlegget.  

 

Føre utlegg for andre (Avdelingsleder)

Ansatt: Navnet på personen som du fører utlegget for.

Kostnadsart: 4020 Utlegg, 4030 Varekost, 3XXX - godtgjørelser for reise m.m. (4021 - kks-/bank-kort er debetkort knyttet opp mot korpset/ institusjonens bankkonto. Benyttes Når utlegg tilknyuttet disse kortene skal føres.)

Konto: Debet, motokonto for føring av kostnaden din. Her må du lete etter hvilken konto som er relevant for utlegget.   

Dato: Datoen for utlegget. Se dato på kvittering. 

Tekst: Dette feltet er viktig at man fyllet ut, spesielt i forbindelse med kjøregodtgjørelse, passasjertilegg og bompaseringer. Skriv fra destinasjon og til destinasjon, og i hvilken forbindelse reisen tar sted. Ved vanlige innkjøp skriv hva som er kjøpt og hvorfor. Ved møter, lunsj og passaskjertilegg kreves det navn på personene som har deltatt.  

Beløp: Skriv inn beløpt på kvitteringen/ bilaget.

Kontering: Her må man dobbelsjekke at koststedet er riktig. (Avdelingen institusjonen som skal belastes for utlegget.)

Vedlegg: Legg til vedlegg, bilde av kvitteringen. Dette gjøres ved å trykke på de tre små prikkene under "vedlegg". Når vedlagt bilde er lastet opp vill det dukke opp på høyre side av skjermen din. 

 

Når all informasjon er vedlagt trykk "Lagre" og "Lukk". Har du flere utlegg som skal føres kan du trykke "Ny" etter du har lagret. 

Føre utlegg for andre (Avdelingsleder)

 

Vedlegg:

Trykk på de tre prikkene markert med rød boks i bildet under for å legge til vedlegg/ bilde av kvitteringen. 

Vinduet for "filopplastning" vil da fremkomme. Trykk "Velg fil" og legg til filen du har lagret på datamskinen din. Deretter "Lagre".

Nå vil kvitteringen/ bilde du har vedlagt lastes opp på høyre side av utleggsgrunnlaget ditt.

 

Føre utlegg for andre (Avdelingsleder) Føre utlegg for andre (Avdelingsleder)

 

 2. Reiseregning



Neste sted består av å lage forsiden til utleggene, det som kalles i xledger menyene, "Reiseregning"

Menyvalg: Lønn/Reise > Reiseregning > Reiseregning.



 

Føre utlegg for andre (Avdelingsleder)

Etter du har klikket deg inn på "Reiseregning". Skriv inn personen i "ansatt"-feltet du ønsker å føre reiseregningen/utlegget for.

Deretter trykk: "Finn" også "Ny"

 

 

Føre utlegg for andre (Avdelingsleder)

Nå blir du tatt til det som skal være "forsiden" for grunnlagene du førte tidligere. Det vil si, du ser dem ikke grunnlagene dine før du har trykket "Hent grunnlag"

1. Trykk: "Hent grunnlag" (Se beskeivelse under dette bilde)

2. Beskrivelse: Oppsummer i korte trekk hva utleggene dine gjelder.

3. Koststed: Avdeling/ koststed som skal belastes dine utlegg

4. Prosjekt: Evenutelt prosjekt som skal knyttes oppmot kostnaden.

5. XGL:  10 - Seniorkorps, 20 - Velferd, 30 - FAbU, 40 - Hjemforbun. (Har du XGL på alle grunnlagene dine trenger du ikke tilføye dette her.)

6. Utleggsgruppe: I dette feltet avgjør du om "reiseregning" skal være en reiseregning eller et utlegg. Sett fra - til dato ved eventuell reise. Ved valget utlegg, sett daton til den dagen kjøpet fant sted eller måneden kjøpene fant sted.  

 

 

Føre utlegg for andre (Avdelingsleder)

Slikt henter du grunnlaget ditt:

For å føye grunnlagne sammen med "ny reiseregning" kreves det at denne prossesen blir gjennomført.

Merk de aktuelle grunnlagene ved å trykke på den lille firkantende boksen i venstre hjørne. De vil nå føye seg sammen med "reiseregning". Trykk på den blå knappen, "Hent".  

 

Føre utlegg for andre (Avdelingsleder)

 

Nå har du kommer til siste steg i prosessen med å lage utlegg/ reiseregning.

Grunnlagene dine ligger nå knyttet opp mot "reiseregning". Sjekk at all info er riktig.

Siste step er å trykk "Klar til godkjenning" 

Obs obs: Forlater du denne prosessen, vil ikke andre enn personen du har ført reiseregningen/ utlegget for kunne redigere utlegget.

(Etter du har trykker "klar til godkjenning" vil du få opp en kvittering på at du har levert utlegget/ reiseregningen til godkjenning. Denne kan du lukke etter en siste sjekk at alt stemmer.)

Trykk "Lukk".