a123

Mine utlegg (Ansatt)

Føring av utlegg består av to prosedyrer i Xledger. Først fører dere "Mitt utleggsgrunnlaget" deretter "ny reiseregning". Oversettelsen "ny reiseregning" har ikke et direkte samsvar med reiseregning. Prosedyren vil være den samme for utlegg som for reiseregninger. 

 

Når du skal føre utlegg er det viktig at du står i den avdelingen/ koststedet som skal bli belastet av dine utlegg. (Se: "Din rolle og avdeling"

Utleggsmodulen benyttes til utlegg som er knyttet til jobbaktiviteter. Modulen brukes også ved tilbakebetaling av Eurocard og føring av KKS-bankkort. Dokumentasjon på alle kjøp er essensielt om du skal få tilbakebetalt utlegget. (Ikke hiv dokumentasjon/ kvitteringer før du har fått penger på konto!)

 

 Menyvalg: Hjem > Lønn/ reise > Mitt utleggsgrunnlag

 

Mine utlegg (Ansatt)

 

Når du har fulgt menyene og trykket deg inn på "Mitt utleggsgrunnlag" vil du ende opp i bilde under. Trykk "Ny" (Det er ikke nødvendig å gjøre endringer i "boksene" over

 

 

Mine utlegg (Ansatt)

 

Dette er grunnlaget for føringen du skal gjøre, gjør følgende: 

Start med å legg til vedlegget, altså bilde av kvitteringen for kjøpet. (Kvitteringene må skannes inn og lagre på datamaskinen.) Hver klar over at det ikke er alle kostnadsarter, som f.eks kjøregodtgjørelse og bompenger som "krevet" vedlegg. I dette tilfelle er det viktig at du skriver ned nødvendig informasjon.

 

1. Utleggsgrunnlag:

1. Kostnadsart: 4020 Utlegg, 4030 Varekost, 3XXX - godtgjørelser for reiser m.m. (4021 - kks-/bank-kort er debetkort knyttet opp mot korpset/ institusjonens bankkonto. Benyttes når utlegg tilknyttet disse kortene skal føres.)

2. Konto: Hvilken konto skal kostnaden belastes? Søk i feltet ved å skriv inn tall eller navnet på kontoen du ønsker. Bruk forstørrelsesglasset på høyre side av linjen for full oversikt over alle tilgjengelige konti.

3.1 Dato: - Når kjøpet fant sted. (Datoen på kvitteringen eller når selve reisen ble gjennomført)

3.2 Tekst: - Skriv inn hva du har kjøpt og hvorfor. For lunsj, overtidsmat, personalmøter og medarbeidersamtaler eller lignede, skriv hvem som har deltatt. For reiser og passasjertillegg må det nevnes "fra og til"/ hvor du har vært og hvem som er din passasjer. 

3.3 Kommentar: Kan benyttes når du må beskrive innholdet i teksten, i tekstfeltet. 

4. Beløp: Skriv inn totalbeløpet på kvitteringen som er vedlagt. 

5.1 Koststed: Avdelingen/ koststedet som skal belastes dine utlegg. 

5.2 Prosjekt: Eventuelt prosjekt som skal knyttes opp mot kostnaden.

5.3 XGL: 10 - Seniorkorps, 20 - Velferd, 30 - FAbU, 40 - Hjemforbund. 

6 Vedlegg:  - Trykk her når du skal legge til bilde av kvitteringen.

 

Mine utlegg (Ansatt)

 

Vedlegg: 

Trykk på de tre små prikkene markert med rød boks i bildet under, for å legge til vedlegg/ bilde av kvitteringen.

Vinduet for "filopplastning" vil da fremkomme. Trykk "Velg fil" og legg til filen du har lagret på datamaskinen din. Deretter "Lagre".

Nå vil kvitteringen/ bilde du har vedlagt, lastes opp på høyre side av utleggsgrunnlaget ditt.

Mine utlegg (Ansatt) Mine utlegg (Ansatt)


Etter all informasjon er fylt inn, trykk "Lagre" og "Lukk" på selve grunnlaget for å sluttføre utleggsgrunnlaget. 

 

2. Ny reiseregning:


 Menyvalg: Hjem -> Lønn/ reise -> Ny reiseregning.

Mine utlegg (Ansatt)


 

Du er nå på siden "ny reiseregning". 

Ansatt: navnet ditt vil dukke opp her.

Bankkonto ref: I dette feltet kan du velge mellom konti du ønsker tilbakebetaling. For at du skal kunne velge mellom konti, må du sende mail til H.K med konto.nr du ønsker tilbetalingen til.

Beskrivelse: Oppsummer i korte trekk hva utleggene dine gjelder. 

Koststed: Avdelingen/ koststedet som skal belastes dine utlegg.

Prosjekt: Eventuelt prosjekt som skal knyttes opp mot kostnaden.

XGL: 10 - Seniorkorps, 20 - Velferd, 30 - FAbU, 40 - Hjemforbund. (Har du XGL på alle grunnlagene dine trenger du ikke tilføye dette her.)

Utleggstype: I dette feltet avgjør du om "ny reiseregning" skal være en reiseregning eller et utlegg. Sett fra - til dato ved eventuell reise. Ved valget, utlegg sett datoen til den dagen kjøpet fant sted eller den måneden kjøpene fant sted. 

 

Mine utlegg (Ansatt)

 

For å føye grunnlagene sammen med "ny reiseregning" må du trykke "Hente grunnlag". Etter du har trykket på hent grunnlag kommer du til selve grunnlagssiden igjen.

Merk grunnlagene du skal ha med i "ny reiseregning" og trykk på den blå knappen, "Hent". Etter dette vil du komme tilbake til siden du startet i. 

Mine utlegg (Ansatt)

 

Nå har du kommet til siste steg i prosess med å lage utlegg/ reiseregning. Grunnlagene dine ligger nå knyttet opp mot "ny reiseregning". Sjekk at all info er riktig. Ønsker du å lagre utlegg/ reiseregning kan du trykke "lagre". Vil du sende den til godkjenning trykk "Klar til godkjenning".

 

Mine utlegg (Ansatt)

 

Etter du har trykket "klar til godkjenning" vil du få opp en kvittering på at du har levert utlegget/ reiseregningen til godkjenning. Denne kan du lukke etter en eventuell siste sjekk at alt stemmer. Trykk "Lukk".

 

Mine utlegg (Ansatt)