a123

Julegryterapportering

Julegryterapportering

Her finner du alt du trenger å vite om hvordan du rapporterer inn årets julegrytetall!

For å redusere antall kanaler for rapportering av julegryteinntekter, er det besluttet at rapportering skal gå direkte til regnskap. Kommunikasjonsavdelingen vil hente ut tallene løpende fra Xledger. Det fordrer at vi får registrert inntektene løpende, dermed er det viktig at vi følger rutiner og frister for året julegryte.

Rutiner for innsending av inntektsbilag
1. Opptelling av kontanter og innsending av oppgjørsskjema for julegryta må skje minimum siste dag i hver uke. Vi benytter de samme skjemaene som tidligere år (2017/2018): «Skjema H – oppgjørsskjema for julegryta» og «Skjema G – Forside for oppgjør julegryta.» 

«Skjema H – oppgjørsskjema for julegryta»
Benyttes ved opptelling av kontanter samt innrapportering av inntekter fra bankterminalen. Skjema H må sendes inn løpende eller samlet i slutten av hver uke. (Se rutiner for vedlegg av innskuddsbilag, bax-lapp på selve skjema.) Dere finner skjema her eller nederst i artikkel.

«Skjema G – Forside for oppgjør julegryta»
Skal gi et bilde av totalsummen på alle bilag H som er sendt inn i Xledger. Påfør «sum totalt» i beløpskollonen og bilagsnummeret slik at det gjenspeile bilagsnummeret på skjema H. Skjema G skal sendes inn i slutten av desember. Dere finner skjema her eller nederst i artikkel. 

2. Julegryteinntekter vil bli bokført mot konto 3562 – Julegryta og XGL 20 - Velferd, dvs alle vippsinntekter blir automatisk bokført mot julegryta, konto 3562 og XGL20 - Velferd fra første desember. Andre inntekter som blir samlet inn igjennom Vipps i desembermåned, som ikke skal tilfalle julegryta, omposteres ved å benytte korrigeringsskjema for Vipps (skjema ligger også nederst i artikkel). Gaver som blir overført direkte til bankkonto i desembermåned anses som julegryteinntekter. Ønsker dere gaven bokført mot andre konti eller prosjekter sender dere inn bankbilaget med forslag til kontering.

3. Andre gaver mottatt lokalt fra f.eks SMS-tjenester, Facebook osv skrives opp i Excel-arket (Oppgjørsliste julegryta 2019).

4. Gaver som dere vet vil bli overført fra HK legger dere inn i Excel-arket «Oppgjørsliste julegryta 2019» under kolonnen «Gaver mottatt fra sentralt hold, overført fra HK.

Sluttrapportering
Når julegryteinnsamlingen er avsluttet må «Oppgjørsliste julegryta 2019» sendes inn til regnskap. Senest 10 januar 2020!

1.Excel-arket skal fylles ut slik at det gjenspeiler totalbeløpet som mottas av gaver pr. inntektsgruppe. Altså totalt gaver mottatt i bank, kontakter, vipps, SMS og Facebook pr. dag. Totalt innsamlede midler blir oppsummert i «oppsummeringsarket» i Excel-filen og vil gi dere en utregning over hvor mye av midlene dere kan overføre til FAbU om dere har FAbU lokalt. (Se prosedyre P-7.12.6 Bruk av midler til velferdsarbeid) Påfør all nødvendig informasjon og send Excel-arket til regnskap. Skjema kan sendes inn til mb-adressen med «dokument» i emne-feltet. (Excel-arket kan sendes inn som Excel-fil rett inn i Xledger.)

Ved spørsmål ta kontakt med regnskapsfører eller send mail til feltregnskap@frelsesarmeen.no

Last ned filSkjema H-Oppgjørsskjema for julegryta.docx(4 3kb)Last ned filSkjema G-Forside for oppgjør julegryta.docx(3 3kb)Last ned filVippskorrigeringsskjema.docx(3 1kb)